Informační memorandum ke zpracování osobních údajů

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tento dokument shrnuje základní informace o zpracování osobních údajů školou uvedenou níže (dále jen „Škola“):

Kontaktní údaje správce OÚ
Název právnické osoby dle Zřizovací listiny	Mateřská škola, Brno, Elišky Krásnohorské 15, příspěvková organizace
Adresa sídla právnické osoby	Elišky Krásnohorské 1127/15, Brno – 618 00
Telefonické spojení	548 532 829
Oficiální e-mail právnické osoby	ms.krasnohorske@mselisky.cz
ID datové schránky	7nx3bkq
ID správce OÚ	Bc. Petra Peschelová
Titul, jméno, příjmení ředitele (statut. orgánu)	Věra Vaňorková

 

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (viz. čl. 37 Nařízení „GDPR“ a čl. 14 zákona 110/2019 Sb.)
Telefonické spojení pověřence	725 654 319
Oficiální e-mail pověřence	gdpr@jkaccounting.cz
ID datové schránky	mqhehgz

 

Škola jako správce osobních údajů tímto dokumentem informuje fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracovává, zejména zletilé žáky, zákonné zástupce nezletilých žáků, uchazeče o vzdělávání a jejich zákonné zástupce, uchazeče o zaměstnání, absolventy a návštěvníky webových stránek Školy (společně jen „subjekty údajů“) – o zpracování jejich osobních údajů. Zpracování osobních údajů Školou se řídí Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále také „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

A  Zpracovávané osobní údaje

Škola zpracovává osobní údaje související s její činností, plněním zákonných povinností, uzavíráním a plněním smluv, zajištěním provozu a ochranou jejích právních nároků, a to zejména tyto kategorie:

• Identifikační údaje, jako jsou jméno, příjmení, rodné číslo, místo a datum narození, případně číslo dokladu totožnosti.
• Kontaktní údaje, jako je adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky.
• Údaje související s poskytováním vzdělávání či péče a s vedením související dokumentace, zejména údaje z evidence (matriky) a dokumentace vedené podle právních předpisů relevantních pro činnost Školy, zejména dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (dále jen „školský zákon“), či jiných právních předpisů upravujících poskytování vzdělávání nebo péče, a dále podle prováděcích předpisů. Zpracovávané jsou také údaje z přijímacího řízení, třídních knih, vysvědčení, zpráv z pedagogicko-psychologických poradenských zařízení a dokumentace o vzdělávání či péči o osoby se speciálními vzdělávacími potřebami.
• Údaje o zdravotním stavu v rozsahu stanoveném právními předpisy, zejména informace nezbytné pro bezpečnost a ochranu zdraví žáků při vzdělávání, údaje o zdravotní způsobilosti, zprávy z vyšetření, informace o alergiích a další skutečnosti významné pro vzdělávání nebo pro řešení a evidenci úrazů.
• Smluvní a majetkové údaje, jako číslo bankovního účtu, platební údaje, údaje o plnění smluv a záznamy o zaplacení školného, stravného či jiných plateb (je-li relevantní).
• Informace vzniklé v souvislosti s řešením sporů, stížností a právních nároků, včetně související komunikace, dokladů o plnění povinností a důkazních materiálů.
• Fotografie a jiné záznamy, které Škola pořizuje pro informování veřejnosti a dokumentaci své činnosti (např. z akcí školy, výletů, soutěží, slavnostních aktů).
• Technické údaje, jako jsou logy a záznamy v nástrojích a službách, které Škola využívá (e-mail, informační systémy, školní matrika, systémy pro stravování, úložiště, webhosting), včetně údajů o přístupech a provozu systémů.
• Obrazové záznamy z kamerových systémů, pokud jsou používány, zejména pro ochranu majetku a bezpečnost osob.
• Osobní údaje nezbytné k plnění vzájemných práv a povinností z pracovní smlouvy jsou zpracovávány na základě této smlouvy, včetně kroků učiněných na žádost zaměstnance před jejím uzavřením. Na stejném základě zpracovává Správce osobní údaje uchazečů v průběhu výběrového řízení; osobní údaje neúspěšných uchazečů Správce po skončení výběrového řízení vymaže, nedohodne-li se s uchazečem jinak.
• Údaje z cookies, tj. údaje získané z cookies a obdobných technologií při provozu webových stránek Školy; podrobnosti jsou dostupné v nastavení cookies na webových stránkách Školy.

Poskytnutí osobních údajů může být zákonným (zejména při vedení školní dokumentace a výkonu veřejné správy) nebo smluvním požadavkem. Neposkytne-li subjekt údajů údaje nezbytné pro splnění zákonné povinnosti nebo pro uzavření či plnění smlouvy, Škola nemusí být schopna poskytovat vzdělávání, vést dokumentaci či ve věci rozhodnout.

 

B  Účely zpracování osobních údajů

Škola zpracovává výše uvedené osobní údaje pro následující účely.

B.1.   Vedení školní dokumentace, zajištění přijímacího řízení a vzdělávání                    

Škola zpracovává osobní údaje za účelem vedení školní dokumentace a matriky, organizace a zajištění vzdělávání a přijímacího řízení, hodnocení žáků a studentů, vydávání vysvědčení, osvědčení a dalších dokladů o vzdělání a vedení správní agendy, včetně komunikace a doručování.

Za tímto účelem Škola zpracovává Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o vzdělávání a školní dokumentaci, Údaje o zdravotním stavu (v nezbytném rozsahu), Smluvní a majetkové údaje (je-li relevantní) a Technické údaje (při využití informačních systémů).

Údaje Škola získává zejména z žádostí, podání a dokumentů předložených subjektem údajů nebo zákonným zástupcem a dále, je-li to zákonné a nezbytné, z informačních systémů veřejné správy a od jiných orgánů veřejné moci.

Právním základem je zejména splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR), případně plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (zejména údajů o zdravotním stavu) se opírá o čl. 9 odst. 2 písm. b) a g) GDPR ve spojení se školským zákonem, případně dalšími zákony (např. správním řádem).

Údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou právními předpisy a spisovým a skartačním řádem Školy, zejména zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů; některé dokumenty školní dokumentace se archivují po dobu uvedenou v příloze vyhlášky č. 364/2005 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

V rámci vzdělávání mohou být osobní údaje zpracovány i na základě souhlasu subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), a to při aktivitách, které vyžadují zpracování nad rámec zákonné povinnosti. Je-li souhlas udělen, údaje jsou zpracovávány po dobu vzdělávání žáka na Škole, nejdéle však do odvolání souhlasu. Souhlas lze kdykoli odvolat, aniž je dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Neudělení souhlasu se nijak nedotkne práva žáka na vzdělávání ani jeho dalších práv – Škola mu umožní využívat anonymní nebo pseudonymizovaný účet.

B.2.   Plnění právních povinností

Škola zpracovává osobní údaje ke splnění právních povinností, zejména v oblasti účetní, daňové, archivní a správní, a k poskytování zákonné součinnosti orgánům veřejné moci.

Za tímto účelem Škola zpracovává zejména Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o vzdělávání a školní dokumentaci, Smluvní a majetkové údaje a Technické údaje, a to v rozsahu potřebném pro splnění právních povinností.

Zpracování je nezbytné zejména pro: vedení účetnictví a daňové agendy; vedení spisové služby, archivnictví a skartační řízení; plnění ohlašovacích a evidenčních povinností vůči zřizovateli, České školní inspekci a dalším orgánům veřejné moci; plnění povinností v oblasti BOZP a provozu IT; a vedení evidence úrazů (kniha úrazů, záznamy o úrazech a jejich hlášení).

Škola může na základě souhlasu subjektu údajů předat lékařské zprávy zdravotní pojišťovně, která řeší odškodnění úrazu, a to za účelem řešení pojistné události. Není-li souhlas udělen, může být subjekt údajů kontaktován přímo zdravotní pojišťovnou či jiným orgánem, aby bylo zajištěno předání informací potřebných k posouzení případu. Souhlas lze kdykoli odvolat, aniž je dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Právním základem je splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou právními předpisy, zejména zákonem č. 499/2004 Sb. a předpisy upravujícími účetnictví a daně; u evidence úrazů školským zákonem a vyhláškou č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů, ve znění pozdějších předpisů.

B.3.   Poskytování mimoškolních vzdělávacích aktivit a stravování

Škola zajišťuje mimoškolní vzdělávací aktivity, zejména provoz školní družiny a zájmových kroužků, a dále školní stravování ve školní jídelně. Za tímto účelem Škola zpracovává zejména Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Smluvní a majetkové údaje (evidence plateb za stravování a kroužky), Údaje o zdravotním stavu v nezbytném rozsahu (zejména potravinové alergie a jiná stravovací omezení) a Technické údaje (při využití systémů pro evidenci docházky nebo stravování).

Údaje Škola získává zejména z přihlášek a dalších dokumentů předložených zákonným zástupcem, případně přímo od zletilých žáků.

Právním základem je plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) a plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR), přičemž relevantními předpisy jsou školský zákon, vyhláška č. 107/2005 Sb., o školním stravování, a vyhláška č. 74/2005 Sb., o zájmovém vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů. Zpracování údajů o zdravotním stavu (potravinové alergie, diety) se opírá o čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR ve spojení se školským zákonem a zákonem o ochraně veřejného zdraví.

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu stanovenou právními předpisy a spisovým a skartačním řádem Školy.

B.4.   Interní evidence, statistika a ochrana práv

Škola zpracovává osobní údaje za účelem vedení interních evidencí, zajištění IT bezpečnosti, tvorby statistických výstupů a ochrany svých práv a právních nároků (např. vymáhání pohledávek, řešení sporů, kontroly a incidenty).

Za tímto účelem Škola zpracovává Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o vzdělávání a školní dokumentaci, Smluvní a majetkové údaje, Informace vzniklé v souvislosti s řešením sporů a Technické údaje, případně Obrazové záznamy (vztahují-li se k incidentu).

Právním základem je oprávněný zájem Školy na zajištění provozu, bezpečnosti, statistiky a ochraně práv (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), případně plnění úkolu ve veřejném zájmu podle povahy agendy. Údaje jsou zpracovávány po dobu, po kterou může být uplatněn nárok nebo probíhat kontrola či řízení, tedy zejména po promlčecí dobu, která může činit až 10 let od vzniku příslušné události.

B.5.   Zajištění bezpečnosti

Škola zpracovává osobní údaje za účelem zajištění bezpečnosti žáků, zaměstnanců a dalších osob, ochrany majetku a prevence a řešení incidentů a mimořádných událostí. V rámci těchto opatření může být využíván kamerový systém, je-li provozován. Škola rovněž vede evidenci návštěv a dalších osob vstupujících do areálu Školy.

Za tímto účelem Škola zpracovává Identifikační údaje a podle povahy věci Údaje o zdravotním stavu (např. při úrazu), Informace o incidentu a Obrazové záznamy. U evidence návštěv zpracovává Identifikační údaje včetně čísla dokladu totožnosti, důvod návštěvy a datum a čas příchodu a odchodu.

Právním základem je splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) nebo oprávněný zájem Školy na zajištění bezpečnosti a ochraně majetku (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); pro zpracování zvláštních kategorií osobních údajů se uplatní odpovídající výjimky dle čl. 9 odst. 2 GDPR. Kamerové záznamy jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou podle nastavení systému; podrobné podmínky mohou být uvedeny v samostatném informačním dokumentu ke kamerovému systému.

B.6.   Prezentace školy a informování veřejnosti

Akce pořádané nebo podporované Školou mohou zahrnovat pořizování fotografií, videí a dalších materiálů, které mohou obsahovat osobní údaje subjektů údajů, vždy však pouze v nezbytném rozsahu. Tyto materiály Škola využívá pro informování veřejnosti prostřednictvím svých webových stránek, obecního zpravodaje, sociálních sítí nebo propagačních materiálů. Osobní údaje jsou zpracovávány rovněž pro řádný provoz webových stránek Školy.

Za tímto účelem Škola zpracovává zejména Fotografie a jiné záznamy, případně Identifikační údaje (v přiměřeném rozsahu, např. u oceněných osob), a Technické údaje související s provozem webových stránek.

Právním základem je oprávněný zájem Školy na informování veřejnosti a dokumentaci své činnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), v některých případech souhlas subjektu údajů nebo jeho zákonného zástupce (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). U reportážních fotografií z veřejných akcí Škola zpravidla vychází z oprávněného zájmu; u cílených portrétů, rozhovorů nebo zveřejnění v citlivém kontextu může vyžadovat souhlas. Provozovatelé sociálních sítí vystupují při provozu svých platforem jako samostatní správci s vlastními podmínkami zpracování. Údaje jsou zpracovávány po dobu přiměřenou účelu, v případě souhlasu do jeho odvolání.

B.7.   Vedení absolventské databáze a komunikace s absolventy

Škola vede evidenci absolventů za účelem budování absolventské komunity, informování o akcích a aktivitách pro absolventy, kariérního poradenství a prezentace jejich úspěchů a dokumentace činnosti Školy.

Za tímto účelem Škola zpracovává zejména Identifikační údaje, Kontaktní údaje a Technické údaje (v případě zasílání newsletteru nebo využití informačních systémů).

Právním základem je souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Souhlas lze kdykoli odvolat, aniž je dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním; údaje jsou zpracovávány do odvolání souhlasu.

B.8.   Provoz webových stránek a bezpečnost

Škola zpracovává osobní údaje pro zajištění fungování webových stránek a jejich bezpečnosti, tedy aby se obsah správně zobrazoval a procházení stránek bylo bezpečné.

Za tímto účelem Škola zpracovává Technické údaje a Údaje z cookies.

Právním základem je oprávněný zájem Školy na řádném fungování a bezpečném provozu webových stránek (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu návštěvy webových stránek, nanejvýše po dobu 1 roku od jejich získání.

B.9.   Analýza návštěvnosti webových stránek (analytika)

Škola zpracovává osobní údaje, aby porozuměla způsobu, jakým návštěvníci webové stránky užívají, mohla sledovat jejich návštěvnost, optimalizovat je a učinit návštěvu přívětivější.

Za tímto účelem Škola zpracovává Technické údaje na základě oprávněného zájmu na získání informací o užití webových stránek pro jejich další rozvoj a na analýze preferencí návštěvníků. Údaje jsou zpracovávány nejdéle 1 rok od návštěvy webových stránek.

Se souhlasem návštěvníka mohou být dále zpracovávány Údaje z cookies, které umožňují podrobnější analýzu návštěv (analytické cookies); přitom mohou být osobní údaje předávány třetím stranám. Právním základem je zde souhlas udělený prostřednictvím cookies lišty. Údaje jsou zpracovávány do odvolání souhlasu, nejdéle však 1 rok od návštěvy webových stránek, případně podle nastavení prohlížeče. Konkrétní doba uložení se může lišit podle jednotlivých nástrojů a cookies nasazených na webových stránkách.

 

C  Sdílení osobních údajů

Škola jako správce osobních údajů určuje výše uvedené účely a volí prostředky zpracování. Osobní údaje mohou být sdíleny s následujícími příjemci:

• zřizovatel Školy;
• Česká školní inspekce a jiné kontrolní orgány;
• pedagogicko-psychologické poradny (PPP) a další školská poradenská zařízení;
• orgány sociálně-právní ochrany dětí (OSPOD) a orgány veřejné moci dle právních předpisů (zejména soudy, Policie ČR, Finanční správa, zdravotní pojišťovny, Česká správa sociálního zabezpečení);
• zdravotnická zařízení, pokud je nezbytné sdílet informace pro zajištění zdravotní péče nebo BOZP či zdravotní pojišťovny, pokud byl k předání udělen souhlas;
• poskytovatelé IT, provozovatelé informačních systémů, školních matrik, systémů pro stravování, hostingu, e-mailu a úložišť;
• poskytovatelé účetních, daňových a ekonomických služeb;
• spoluorganizátoři a dodavatelé při zajišťování vzdělávacích akcí (kurzy plavání, lyžařské výcviky, školy v přírodě, exkurze apod.) v nezbytném rozsahu;
• provozovatelé sociálních sítí, nástrojů a dalších platforem, pokud Škola tyto kanály využívá a pokud byl k tomuto zpracování udělen souhlas (je-li potřeba);
• další správci a zpracovatelé dle povahy konkrétní agendy.

Pokud Škola sdílí osobní údaje se správci nebo zpracovateli ve třetích zemích (mimo Evropský hospodářský prostor), činí tak jen na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo při použití vhodných záruk (např. standardních smluvních doložek, závazných podnikových pravidel) a případných doplňkových opatření.

 

D  Práva subjektů údajů a možnost jejich výkonu

Škola tímto informuje subjekty údajů o jejich právech:

Právo na přístup

Subjekt údajů má právo získat potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, získat jejich kopii a informace o účelech, rozsahu, příjemcích, době uložení, zdrojích a případném automatizovaném rozhodování.

Právo na opravu

Subjekt údajů má právo na opravu či doplnění osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.

Právo na výmaz

Škola je povinna vymazat osobní údaje subjektu údajů, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) subjekt údajů vznese námitku proti zpracování a neexistují převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) to ukládá zákonná povinnost nebo (v) subjekt údajů odvolá udělený souhlas. Právo na výmaz se neuplatní tam, kde Škola zpracovává osobní údaje na základě zákonné povinnosti nebo z důvodu plnění úkolu ve veřejném zájmu.

Právo na omezení zpracování

Škola nesmí zpracovávat osobní údaje subjektu údajů, dokud se nevyřeší sporné otázky ohledně zpracování, zejména pokud (i) subjekt údajů popírá přesnost svých osobních údajů, a to po dobu potřebnou k ověření, (ii) zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz a žádá omezení zpracování, (iii) Škola již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování nebo (iv) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, a to po dobu, dokud není ověřeno, zda oprávněné důvody Školy převažují.

Právo na přenositelnost

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které jsou zpracovávány automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci.

Právo vznést námitku proti zpracování

Zpracovává-li Škola osobní údaje na základě oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění úkolu ve veřejném zájmu, může subjekt údajů vznést námitku. Škola pak údaje dále nezpracovává, ledaže prokáže závažné oprávněné důvody převažující nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo důvody pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo odvolat souhlas se zpracováním

Subjekt údajů má právo kdykoli odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů. Škola v takovém případě přestane osobní údaje pro daný účel zpracovávat. Odvolání souhlasu nemá zpětné účinky – zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu není dotčena.

Právo podat stížnost

Vedle možnosti uplatnění práv u Školy má subjekt údajů právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Svá práva může subjekt údajů uplatnit na e-mailové adrese Školy, prostřednictvím datové schránky nebo písemně na adresu sídla Školy; kontaktní údaje jsou uvedeny v záhlaví tohoto dokumentu.

 

E  Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Škola jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu čl. 37 GDPR, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny v záhlaví tohoto dokumentu. Pověřenec je kontaktní osobou ve věcech ochrany osobních údajů pro subjekty údajů i pro dozorový úřad.

F  Účinnost

Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou účinné od 25.8.2026